PENGERTIAN DOKUMEN
Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
MACAM – MACAM DOKUMEN
1. Dokumen publik
Dokumen publik berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.
2. Dokumen semipublik
Untuk dokumen semi publik, bila masih diperlukan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, dsb. dokumen-dokumen tersebut disimpan di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh records manager, bila sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari, tetapi masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya maka dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk disimpan di dalam sebuah tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya di sebut arsiparis.
Dokumen yang berisi informasi semi publik yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari sebuah organisasi disebut sebagai arsip dinamis atau rekod, sedangkan arsip statis atau yang biasa disebut “arsip” adalah rekod yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari namun masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya. Setelah melewati siklus hidupnya sebagai arsip dimanis yang diatur dengan sebuah jadwal retensi, rekod kemudian dihadapkan pada dua pilihan, yaitu dimusnahkan atau disimpan secara permanen. Pada penyimpanan secara permanen ini rekod berubah menjadi arsip statis dengan sebelumnya diidentifikasi dan ditaksir arsip-arsip mana saja yang memiliki nilai berkesinambungan untuk kemudian disimpan secara permanen di dalam gudang penyimpanan atau pusat arsip.
FUNGSI DAN ISI DARI DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK
1. Dokumen publik
· Dokumen yang menjadi milik bersama atau kolektif.
· Dokumen ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.
2. Dokumen semipublik
· Direkam dan dipublikasikan secara terbatas
· Bermanfaat bagi kelompok tertentu
· Tidak boleh dipakai orang luar.
· Rekod
Rekod merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.
Contoh : SIM, KTP, KTM dll.
· Arsip
Arsip adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan.
Contoh : Surat Pernyataan Penyerahan Anak , Surat Pernyataan Penyerahan Rumah, Surat Pernyataan Skck (Surat Keterangan Catatan Kepolisian).
PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN DOKUMEN
1. Pengelolaan dokumen harus murah
Murah dalam pengertian pengelolaan dokumen tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input yang lebih kecil dari pada output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.
2. Pengelolaan dokumen harus accessible
Accessible artinya dokumen dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan dokumen inaktif di Pusat dokumen senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya dokumen dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat- dokumen.
3. Pengelolaan dokumen harus menjamin keamanan
Keselamatan dan keamanan dokumen menyangkut fisik maupun informasinya. Dengan demikian tempat penyimpanan dan pengelolaan dokumen inaktif harus representatif atau sekurang-kurangnya memenuhi unsur-unsur minimal. Lembaga pengelolaan dokumeninilah yang merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dandidesain untuk menyimpan dokumen, terdapat aktifitas-aktifitas tidak hanya pengolahan dokumen tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan dokumen seperti pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan kerusakan dokumen, kehilangan dokumen, dan kebocoran informasi dokumen.
2. LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK
PUSTAKAWAN
Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik. Di Indonesia profesi ini mulai dikenal publik sejak tahun 1988 dengan dikeluarkannya SK Menpan No.18/1988 yuncto SEB Menteri P dan K dan Kepala BAKN No.53649/MPK/1988, No.15/SE/1988 tentang Angka Kredit bagi jabatan Pustakawan.Kenaikan pangkat, tunjangan fungsional, tim penilai, sudah lebih jelas dibandingkan dengan profesi arsiparis, dokumentalis dan infomasi.Standar profesi ini memerlukan pendidikan minimal D3 Ilmu Perpustakaan.
RECORD MANAGER
Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga/organisasi.
ARSIPARIS
Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya. Arsiparis adalah seseorang yang memilikikompetensi di bidang kearsipan yang diperolehmelalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09).Profesi arsiparis sebenarnya sudah dijamin oleh UU No.7/1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan.Dalam pasal 6 dan 7 dikatakan bahwa pemerintah berkewajiban mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan kader ahli kearsipan, Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan, dan melakukan usaha-usaha untuk menjamin tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
DOKUMENTALIS
Di Eropa Barat, pengolahan artikel majalah ilmiah dilakukan tenaga ilmuwan yang secara tegas menyebut dirinya sebagai dokumentalis, bukan pustakawan, Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali serta menyebarkan isinya. Sedangkan di Amerika Serikat pengolahan majalah ilmiah dilakukan oleh pustakawan yang bekerja pada perpustakaan khusus. Oleh karenanya pengertian dokumentalis identik dengan pustakawan khusus. Profesi dokumentalis di Indonesia tidqk dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan dokumentasi.
ILMUAN INFORMASI
Mengembangkan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.
3. KOMPETENSI PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK
Kompetensi adalah kemampuan, keterampilan, sikap dasar serta nilai yang dicerminkan dalam kebiasaan berpikir dan bertindak. Bersifat berkembang, kontinyu, dan dinamis serta dapat diraih setiap waktu.
Beberapa dimensi yang terkandung dalam konsep kompetensi, yaitu:
· Understanding atau pemahaman, yaitu kedalaman potensi yang dimiliki.
· Knowledge atau pengetahuan, yaitu kesadaran dalam bidang potensi, yang berarti mengetahui apa yang harus diperbuat.
· Skill atau bakat, yaitu keterampilan yang dimiliki.
· Attitude atau sifat, yaitu reaksi terhadap rangsangan.
· Interest atau minat, kecenderungan atau ketertarikan yang tinggi terhadap sesuatu.
· Value atau nilai, yaitu standar perilaku atau sikap yang dipercaya secara psikologis.
Pengelola berasal dari kata kelola yang artinya menurut KBBI ialah mengendalikan atau mengurus. Pengelola merupakan kata benda sehingga dapat menyatakan nama dari seseorang, tempat, atau semua benda dan segala yang dibendakan.Kompetensi menawarkan suatu kerangka kerja orrganisai yang efektif dan efisien. Tenaga kerja yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksankan dengan baik, tepat-waktu, tepat sasaran, dan sebanding atara biaya dan hasil yang diperoleh.Kompetensi pengelola dokumen publik dan semi publk adalah kemampuan dalam mengendalikan atau mengurus dokumen publik dan semi publik.
The (US) Special Libraries Association (SLA) pada tahun 1996 merumuskan bahwa kompetensi dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu :
· Kompetensi profesionalisme, yaitu yang terkait dengan pengethuan dibidang sumber-sumber informasi, teknologi, menejemen, penelitian dan kemampuam menggunakan pengetahuan tersebut.
· Kompetensi individu yang menggabarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku dan nilai agar dapat berkerja secara efektif.
Pada 2003 rumusan ini direvisi dan ditambah, yaitu:
· Menambah pengetahuan dasar dengan praktik dan pengalaman yang terbaik dan terus mempelajari produk-produk informasi, layanan, dan manajemen praktis sepanjang kariernya.
· Menaruh kepercayaan pada keunggulan dan etika professional serta nilai dan prinsip-prinsip profesi.
· Kompetensi suatu profesi akan selalu berubah seiring dengan perkembangan kebutuhan pelanggannya. Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat menuntut pengelola untuk meningkatkan terutama di bidang teknologi informasi. Kompetensi teknologi informasi yang dibutuhkan pengelola dokumen adalah:
· Penguasaan atau pemahaman pengetahuan dasar tentang sistem computer dan pemahaman tentang cara mengatasi permasalahan yang sederhana.
· Penguasaan atau keteranpilan dan pengetahuan tentang program pengolahan kata dan pengolahan angka, yang terkait dengan tugas-tugas administrative kantor.
· Penguasaan keterampilan dan pengetahuan tentang program pengolahan data.
· Penguasaan atau pemahaman pengetahuan tentang jaringan computer dan keterampilan menggunakannya.
· Penguasaan keterampilan menelusuri informasi di internet.
· Penguasaan atau keterampilan atau pemahaman sistem perancangan web design untuk mengakomodasi sumber informasi dan penelusuran atas sumber informasi
· Penguasaan pengetahuan tentang penulusar di sumber informasi digital serta pembuatan koleksi digital.
4. PENGORGANISASIAN INFORMASI
Pada dasarnya informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta atau suatu nilai yang bermanfaat. Informasi di sini mencakup pengetahuan apapun yang terekam baik dalam bentuk buku, artikel, majalah, film, video, maupun pengetahuan yang disampaikan secara lisan dalam suatu pidato, percakapan, dan ceramah. Informasi-informasi tersebutlah yang dibutuhkan oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari sebagai pembantu mereka misalkan dalam pekerjaan maupun urusan lainnya.
Untuk dapat memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut, maka informasi haruslah diolah dan diorganisasi atau yang disebut organisasi informasi. Organisasi informasi yaitu suatu proses mengolah dan mengorganisir suatu informasi sehingga dapat mudah jika akan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali informasi tersebut diistilahkan dengan sistem temu kembali informasi(Information Retrieval).
Pengorganisasian dalam pengertian berikutnya adalah suatu proses penanganan organisasi dengan teknik-teknik manajemen yang berlaku dengan tujuan agar organisasi tersebut berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan bersama atau sesuai dengan visi dan misi organisasi tersebut. Pengorganisasian sendiri memiliki arti agar organisasi tersebut dikelola atau dimanajemenkan oleh pelaku organisasi sehingga wujud luaran organisasi dapat tercapai sesuai dengan apa yang diinginkan pelaku organisasi tersebut. Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah di kelola dengan proses tertentu sehingga menghasilkan manfaat bagi penerima dan pemilik informasi tersebut. Informasi sangat penting terkait dengan manfaat untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh organisasi informasi.
Pengertian organisasi informasi adalah organisasi yang luaran organisasi tersebut adalah mengolah informasi-informasi menjadi daya guna yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk dapat mewujudkan tujuan utama organisasi tersebut. Pengertian pengorganisasian informasi adalah teknik atau cara mengorganisasi dengan manajemen yang sudah disiapkan di dalam organisasi informasi agar tujuan organisasi informasi dapat tercapai sesuai dengan rencana yang telah disiapkan oleh pelaku organisasi tersebut.
Contoh informasi dalam organisasi perpustakaan adalah yang dimaksud informasi tersebut terkadang dikumpulkan menjadi satu dokumen seperti dalam bentuk buku.Perpustakaan adalah tempat untuk membangun koleksi dokumen karena informasi yang terdapat dalam buku-buku tersebut banyak diperlukan oleh para pemakai perpustakaan (pemustaka). Dengan penemuan kembali informasi memberikan kepuasan kepada para pemakai. Karena fungsi utama dari perpustakaan adalah menyediakan dan menyampaikan informasi yang terdapat dalam koleksinya kepada para pemakai (pemustaka) yang memintanya.
5. SIKLUS TRANSFER INFORMASI
· “User community” atau masyarakat pemakai
Adalah kelompok orang yang menjadi pemakai informasi. Ada yang terlibat dalam kegiatan penelitian dan pengembangan dan ada yang melakukan berbagai kegiatan lain yang bersuat lebih praktis, yang dalam diagram disebut kegiatan aplikasi. Mereka semuanya membutuhkan dan memanfaatkan berbagai sumber dan bentuk informasi dan di antara mereka ada juga yang menjadi pencipta atau penghasil informasi.
· (Rule of Author)
Ini berarti bahwa beberapa orang yang kegiatannya diperkirakan menarik atau penting bagi orang lain, menuangkan pengalaman, penelitian, atau pendapat mereka dalam semacam bentuk laporan. lnilah peran pengarang dalam siklus komunikasi. Tetapi kepengarangan (authorship) sendiri bukanlah suatu bentuk komunikasi, sebab karya seorang pengarang hanya akan mempunyai dampak kecil, atau tidak berdampak sama sekali apabila karya itu belum diperbanyak dan disebarluaskan lewat saluran-saluran formal, atau dengan perkataan lain diterbitkan.
· (Rule of Primary Publication)
lnilah peran penerbit primer (primary publisher) dalam siklus komunikasi. Sebuah terbitan primer (primary publication) dapat berupa buku, jumaL laporan teknik, disertasi, paten, dan lain sebagainya.
· (Role of Primary and Secondary Publisher)
Pusat informasi, istilah ini dalam diagram ini digunakan secara generik untuk mewakili perpustakaan, pusat informasi lain, dan penerbit jasa sekunder – memainkan peran yang sangat penting dalam siklus transfer informasi.
· (Role of Information Center)
Lewat kebijakan pengadaan dan penyimpanan, perpustakaan menciptakan suatu arsip permanen berisi hasil-hasil karya berbagai bidang dan suatu koleksi rekaman informasi yang dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkannya. Di samping itu, perpustakaan dan pusat informasi lain menata dan mengawasi literatur ini lewat pengatalogan, klasifikasi, pengindeksan dan prosedur-prosedur lain yang sejenis. Peran penting lain dalam organisasi dan pengawasan dimainkan oleh badan atau organisasi yang bergerak di bidang jasa pembuatan indeks dan abstrak dan penerbit bibliografi nasional. Badan-badan ini bertanggungjawab atas penerbitan dan distribusi “terbitan sekunder” (secondary publication): Beberapa terbitan sekunder mungkin langsung ke tangan pemakai, namun kebanyakannya dikirim ke perpustakaan atau pusat informasi yang melanggannya.
· (Role of The User)
Tahap ini, yaitu tahap yang paling sulit diamati, adalah tahap saat informasi dibaca dan diserap oleh para pemakai. Di sini harus dibedakan antara “transfer dokumen” (document transfer) dan “transfer informasi” (information transfer). Yang terakhir hanya terjadi apabila suatu dokumen dipelajari oleh pemakai dan isinya diserap sedemikian rupa sehingga pengetahuan pembaca tentang subyek tersebut berubah. Penyerapan informasi dapat terjadi lewat penyebaran primer maupun sekunder.
6. KERANGKA SISTEM INFORMASI
Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi bisnis, anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Gambar di bawah ini memperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur pengetahuan yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang hal-hal yang perlu anda ketahui mengenai sistem informasi.
1. Konsep-konsep dasar
Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis, dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan pernanan sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar berasal dari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif.
2. Teknologi Informasi
Konsep-konsep utama, pengembangan dan berbagai isu manajemen teknologi informasi, meliputi hardware, software, jaringan, manajemen sumber daya (data) dan teknologi berbasis internet.
Konsep-konsep utama, pengembangan dan berbagai isu manajemen teknologi informasi, meliputi hardware, software, jaringan, manajemen sumber daya (data) dan teknologi berbasis internet.
3. Aplikasi Bisnis
Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen dan keunggulan kompetitif. Aplikasi teknologi informasi dlam bidang fungsional bisnis seperti pemasaran, produksi, dan akuntansi serta aplikasi perusahaan lintas fungsi seperti manajemen hubungan dengan pelanggan dan perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise resource planning-ERP). Aplikasi e-commerce yang kebanyakan digunakan perusahaan untuk membeli dan menjual berbagai produk di internet. Penggunaan sistem informasi dan teknologinya untuk mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis.
4. Proses pengembangan
Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencankan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis. Metodologi pengembangan siklus hidup pengembangan sistem dan pendekatan prototype untuk pengembangan aplikasi bisnis, juga memahami berbagai isu bisnis yang terdapat dalam pengembangan SI.
Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen dan keunggulan kompetitif. Aplikasi teknologi informasi dlam bidang fungsional bisnis seperti pemasaran, produksi, dan akuntansi serta aplikasi perusahaan lintas fungsi seperti manajemen hubungan dengan pelanggan dan perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise resource planning-ERP). Aplikasi e-commerce yang kebanyakan digunakan perusahaan untuk membeli dan menjual berbagai produk di internet. Penggunaan sistem informasi dan teknologinya untuk mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis.
4. Proses pengembangan
Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencankan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis. Metodologi pengembangan siklus hidup pengembangan sistem dan pendekatan prototype untuk pengembangan aplikasi bisnis, juga memahami berbagai isu bisnis yang terdapat dalam pengembangan SI.
5. Tantangan Manajemen
Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan dan global dalam bisnis. Tantangan keamanan dan berbagai isu manajemen keamanan dalam penggunaan teknologi informasi.
Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan dan global dalam bisnis. Tantangan keamanan dan berbagai isu manajemen keamanan dalam penggunaan teknologi informasi.
7. PENGINDEKSAN SUBJEK
Ada dua unsur penting dalam kegiatan pengindeksan, yaitu orang yang membuat indeks atau indekser dan objek yang diindeks. Objek yang diindeks meliputi buku, artikel, jurnal, atau laporan. Indeks yang dihasilkan diharapkan berguna sebagai penelusuran informasi yang dibutuhkan. Istilah indeks diperoleh melalui proses pengindeksan.
Indeks ada 2 yaitu, indeks subjek dan indeks pengarang. Jika atribut tersebut adalah subjek, maka indeks yang mewakilinya disebut indeks subjek, jika atribut tersebut adalah pengarang maka indeks yang mewakilinya disebut indeks pengarang. Pada perpustakaan dan pusat informasi kedua indeks diatas digunakan dalam proses temu kembali informasi. Untuk menghasilkan indeks subjek dilakukan kegiatan pengindeksan subjek. Pengindeksan subjek menghasilkan deskripsi indeks yang merupakan wakil ringkas isi dokumen. Pengindeksan subjek dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu, pengndeksan secara manual dan otomatis.
Konsep pengindeksan subjek dalam satu bahan pustaka dibedakan menjadi 3 (Miswan 2003:4), yaitu :
1. Disiplin ilmu yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilmu pengetahuan. Ada 2 kategori yaitu:
a. Disiplin fundamental
b. Sub disiplin
2. Fenomena (topic yang dibahas) merupakan wujud/ benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu.
3. Bentuk ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan. Terbagi 3 yaitu:
a. Bentuk fisik
b. Bentuk penyajian
c. Bentuk intelektual
Standar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bias bersifat wajib. Pengindeksan subjek mencakup proses pencatatan cirri-ciri dokumen yang penting,analisis isi,klasifikasi dan pembuatan kartu catalog. Bertujuan untuk memungkinkan ditemukannya dokumen yang relavan dengan suatu permintaan dengan cepat.
8. AUTHORITY CONTROL DAN AUTHORITY LIST
Kata authority berasal dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda dan konsep diotorisasi, yaitu dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Judul atau penggalan ini diterapkan secara konsisiten diseluruh catalog yang menggunakan file otoritas masing-masing dan diterapkan untuk metode lain dalam mengatur data seperti hubungan dan referensi silang.
Authority control tidak hanya menyangkut data bibliografi. Dalam subsistem sirkulasi juga menjadi salah satu pilar system automasi perpustakaan. Jadi authority control adalah kegiatan menetapkan, membuat, dan menggunakan istilah standart yang dipakai dalam catalog perpustakaan beserta acuannya. Sampai saat ini authority control belum layak digunakan, padahal authority control merupakan hal yang penting bagi perpustakaan sebagai bentuk control bibliografi. Oleh karna itulah, perlu dikembangkan sebuah system authority control yang efektif, yang dapat dijadikan alat atau sarana bagi pustakawan dalam menentukan keseragaman akses pada catalog sehingga dapat konsisitensi dalam penentuan titik akses informasi dan untuk meningkatkan hasil temu kembali informasi.
Sedangkan authority list merupakan daftar judul yang dipilih untuk digunakan dalam catalog, disusun sebagai karya referensi resmi oleh para catalog untuk digunakan di departemen catalog. Authority list merupakan formulir yang disetujui dari setiap judul untuk menghilangkan pencarian lebih lanjut jika judul yang sama di minta lagi untuk katalogisasi buku-buku selanjutnya, nama orang, tempat file otaritas.
Authority list berisi nama dan subjek yang dapat ditambahkan ke catatan catalog untuk menyederhanakan pencarian dengan memberikan kosakata yang konsisten untuk titik akses. Yang dapat diruku dengan nama lain seperti daftar judul, kosakata pengindeksan, untuk katalogisasi bubu-buku selanjutnya. Nama orang, tempat, badan perusahaan, judul karya, judul seri, dan nama subjek semuanya dapat dimasukkan dalam authority list.
9. KATALOGISASI
Katolog adalah daftar koleksi perpustakaan. Katolog bisa disusun berdasarkan alfabetis nama pengarang, judul, nama penerbit dan lain – lain tergantung pustakawan di sekolah masing-masing. Katalog merupakan kumpulan buku -buku yang sudah masuk kedalam perpustakaan. Katalog adalah Presentasi ciri-ciri dari sebuah bahan pustaka atau dokumen (misalnya: judul, pengarang, deskripsi fisik, subyek, dll.) koleksi perpustakaan yang merupakan wakil ringkas bahan pustaka tersebut yang disusun secara sistematis.Katalogisasi (cataloging): Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, mikrofilm, dll.). Istilah ini kadang-kadang juga meliputi klasifikasi bahan pustaka dan secara umum penyiapan bahan pustaka untuk digunakan pemakai. Kadang-kadang disebut juga dengan istilah pengindeksan (indexing).
Katalogisasi atau pengatalogan adalah proses pembuatan katalog dimana dalam katalog dicantumkan data penting yang terkandung dalam bahan pustaka, baik ciri fisik maupun isi intelektual, seperti nama pengarang, judul buku, penerbit dan subyek. Jadi katalogisasi adalah proses pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan mengintepretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan pustaka terekam menjadi katalog.Katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain untuk alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.
Salah satu pekerjaan teknis di perpustakaan adalah kerja “katalogisasi” ini adalah proses pembuatan kartu katalog. Katalogisasi berasal dari kata katalog yang artinya adalah sebuah daftar, oxford dictionary memberi ciri: katalog adalah suatu daftar yang disusun secara sistematis, misalnya menurut abjad dan biasanya dibubuhi penjelasan singkat atau ciri yang menunjukkan kedudukannya.Sedangkan katalog perpustakaan artinya adalah: daftar buku atau bahan lain yang terkumpul di suatu perpustakaan/suatu koleksi; daftar ini disusun menurut suatu susunan yang mudah dikenali;berisi keterangan dari buku;disajikan dalam bentuk tertentu, yang dikatakan dengan susunan yang mudah dikenal adalah menurut abjad, atau menurut imbol klasifikasi dari subjek buku. Sedangkan yang dimaksud dengan keterangan dari buku adalah judul, pengarang, editor, pelukis, penterjemah, keterangan cetakan, imprint, lokasi dan lain sebagainya. Keterangan dari buku ini harus diberikan dalam bentuk dan susunan menurut peraturan katalogisasi.
10. SISTEM TEMU BALIK INFORMASI
Menurut Hasugian (2003) sistem temu balik informasi pada dasarnya adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieval) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas permintaan informasi. Janu Saptari dan Purwono 2006 menjelaskan bahwa secara sederhana temu balik informasi merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut (Janu Suptari; Purwono 2006). Menurut Wibowo (2012) Sistem Temu Balik Informasi (Information Retrieval) adalah ilmu mencari informasi dalam suatu dokumen, mencari dokumen itu sendiri dan mencari metadata yang menggambarkan suatu dokumen. Sistem Temu Balik Informasi merupakan cabang dari ilmu komputer terapan (applied computer science) yang berkonsentrasi pada representasi, penyimpanan, pengorganisasian, akses dan distribusi informasi [KAN05]. Dalam sudut pandang pengguna, Sistem Temu Balik Informasi membantu pencarian informasi dengan memberikan koleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Menurut Sulistyo-Basuki (1991) mendefinisikan temu balik informasi sebagai kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai.
Adapun contoh penerapan Sistem Temu Balik Informasi :
1. Google Search Engine
Dimana konsep dasar search engine adalah sebuah alat yang digunakan penelusur untuk melakukan pencarian. Menurut Wahid dalam Kamus Istilah Teknologi Informasi (2005: 183) menyatakan bahwa, Search Engine merupakan sebuah program yang mencari dokumen berdasarkan kata kunci yang telah ditentukan dan mengirimkan daftar dokumen yang mengandung kata kunci tersebut.
2. Google Scholar
Google Scholar adalah layanan yang memungkinkan pengguna internet malakukan pencarian materi-materi pelajaran berupa teks dalam berbagai format publikasi. Diluncurkan pada tahun 2004, indeks Google Scholar mencakup jurnal- jurnal online dari publikasi ilmiah. Menggunakan Google Scholar cukup dengan menuliskan kata kunci (query) pada kota search maka Google scholar akan menampilkan hasil pencarian yang relevan dengan kata kunci tersebut.
3. Online Public Access Catalog
Online Public Access Catalog (OPAC) merupakan alat bantu telusur untuk menemukan informasi atau koleksi buku pada perpustakaan. Menurut Sulistyo-Basuki (1991) dalam Kusmayadi dan Andriaty (2006), katalog perpustakaan adalah daftar buku atau koleksi pustaka dalam suatu perpustakaan atau dalam suatu koleksi. Oleh karena itu, keberadaan katalog sangat penting untuk memudahkan penelusuran informasi.
